如何利用业务自动化提高效率 (2024)

大型企业之所以能快速高效地运营，并不是因为他们拥有大批员工辛苦完成更新销售分类账和编写运输标签等手动流程。他们的秘诀是什么？他们用业务流程自动化工具取代手动任务。

由于 人工智能， 机器学习和机器人流程自动化，计算机和机器人可以处理许多业务流程，从新员工入职到客户关系管理。

如果您希望在自己的组织中实现业务流程自动化，请了解哪些类型的业务自动化可能适合您。

什么是业务自动化？

业务自动化 是将常规手动操作自动化的过程 业务运营 计算机和机器人系统。公司利用这些业务自动化技术完成重复性任务，让员工可以专注于其他职责，例如战略或客户关系。

随着流程自动化软件的进步，软件机器人可以执行许多常规任务，如数据输入和 计费.如果你 做小生意，业务自动化工具可以帮助您以更精简的员工队伍开展运营或将员工重新分配到新计划中，尤其是那些需要人为干预才能成功的计划。

业务自动化的好处

自动化流程可以通过以下方式带来更好的业务成果：

提高效率

工作流自动化可以按正确的顺序完成任务，同时满足最后期限。由于许多自动化工具几乎不需要人工干预，因此它们可以让员工专注于更重要的任务和复杂的流程。例如，如果自动化软件承担员工入职等重复的人力资源流程，您的人力资源部门就可以花更多时间处理冲突干预等事务。

节省成本

当您将业务流程管理交给软件和机器时，您可以节省资金，而无需牺牲卓越运营。您可以精简员工队伍，从而减少工资支出。

同时，自动化工具通常可以减少人类执行重复任务时可能发生的数据错误。例如，自动化软件可以帮助企业遵守法规并保持合规性和审计跟踪，同时避免可能代价高昂的错误。

增强决策能力

如果您研究现有流程，则可以标记效率低下之处并改进工作流程编排。自动化工具可以通过流程挖掘来协助实现这一点，即工具提取有关核心流程的宝贵数据，例如您在销售过程中与客户沟通的次数。

这些数据可以指导您的决策。也许您会改进销售流程以提供更多自助服务选项。或者您可能会保持现有流程不变，因为销售量不断提高。无论您做出什么决定，来自各种自动化工具的数据都可以帮助您充满信心地领导。

改善客户体验

您可以稳定地与客户沟通。例如，您可以自动执行 客户关系管理 (CRM) 系统，例如向购物者发送自动消息或更新客户信息。

业务自动化也可以促进 客户满意度 通过针对个人量身定制销售和营销工作。通过利用 营销自动化工具，您可以个性化营销工作并向目标客户提供相关内容。

提高员工满意度

自动化可以简化员工入职流程，使新员工更容易上手。自动化还可以帮助现有员工。例如，内部通信系统可以向相关员工发送自动消息，同时忽略不需要接收消息的人。这可以让利益相关者了解情况，同时向其他团队成员表明您重视他们的时间，不会将时间浪费在无关的电子邮件上。

可扩展性

自动化可以帮助企业 扩大其业务规模 更加容易。当机器处理工作流程管理时，接待更多客户、开设新店和扩展服务变得更加容易。

4 种类型的业务自动化

业务自动化描述了从人工工作到自动化机器工作的几种转变。您可能会发现其中一种自动化适合您的需求，而其他自动化则与您的工作不太相关。以下是四种主要的业务自动化类型：

1. 基本自动化

基本自动化包括自动执行基于规则的简单任务，例如数据输入、 预先计划的电子邮件和预约安排。基本自动化不需要先进的人工智能软件或大量人工干预。

2. 工作流自动化

工作流自动化 涉及组织内不同部门或个人之间的工作流程。例如，您可以使用工作流自动化来加快采购订单的审批流程、简化新员工的入职流程或生成客户分发列表。

3.智能自动化

这种更先进的自动化形式涉及使用人工智能和机器学习来自动执行与决策和解决问题相关的复杂任务。业务用户可以利用人工智能的强大自动化功能来实现更好的 业务成果. 他们可以利用人工智能 分析数据、处理客户服务请求或监督供应商管理。

4.业务流程管理自动化

业务流程管理 (BPM) 自动化 涉及从端到端自动化整个业务流程。例如，你可以自动化整个 供应链流程， 从 采购 交付或您的整个 销售流程，从潜在客户开发到达成交易。如此巨大的数字化转型可能会为您的公司带来不同的业务模式。

业务自动化的 4 个示例

1. 营销活动
2. 人力资源入职
3. 发票处理
4. 客户支持

以下是自动化流程改变业务运营的四种潜在场景：

1. 营销活动

营销团队可以使用 AI 工具来自动化电子邮件活动、社交媒体帖子和定向广告。该团队在平台内设置特定的业务规则，例如向新订阅者发送欢迎电子邮件或根据客户行为推广某些产品。这 营销自动化 不仅节省时间，还能确保营销信息在正确的时间传达给正确的受众。

2. 人力资源入职

人力资源部门可以使用集中式 人力资源管理系统 发送欢迎电子邮件、安排入职培训课程并提供必要的培训材料。这减少了人力资源人员的手动工作，并有助于保持一致的入职体验。

3. 发票处理

财务部门可以借助自动化软件来改善其发票处理工作流程。该系统可以自动批准一定金额以下的发票，标记需要管理层批准的发票，并将发票与 采购订单 和 送货回执. 这种自动化可以最大限度地减少错误并加快 付款处理。

4. 客户支持

一个 客户服务 团队可以实施自动化票务系统来管理客户查询和支持请求。人工智能系统根据紧急程度和客户状态对票务进行优先排序，将其分配给相关支持代理，并向客户发送确认电子邮件。通过将这些任务集中在一个平台上，客户支持人员可以更快地响应查询，提高 客户满意度，并确保不会漏掉任何一张票。